为充分发挥档案的作用，根据《档案法》《普通高等学校档案管理办法》及《长春工业大学档案管理办法》制定本制度。

一、档案馆馆藏档案利用范围分为开放档案和未开放档案两部分。利用方式为查阅、借阅、咨询、复制、出具档案证明等等。

二、凡属开放范围的档案，校内外单位和个人可凭介绍信、身份证（工作证）等合法证明在馆内查询阅览。查询学籍、成绩证明，需携带本人身份证原件和毕业证书或学位证书原件（受委托查阅他人学籍档案材料，应持有委托人的委托书和委托人身份证复印件及相关学历学位证书复印件）。查询需填写《档案查阅登记表》。

三、利用未开放档案或其他单位形成的档案，应经主管领导、有关归档单位负责人和档案馆同意。如查涉密档案，需按保密规定办理。

四、馆藏档案原则上限在馆内查阅、不得借出，如特殊需要借出，校内人员凭所在单位证明，办理相关手续，经领导批准，方可借出。借阅时间不超过两周，因特殊情况需继续使用，应办理续借手续。归还时，由利用者和档案馆工作人员共同清点检查，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等，并进行归还登记。校外人员限在馆内查阅，概不借出。

五、如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，且只许在档案馆内进行。

六、未开放档案中的涉及党和国家机密、技术秘密、学校未公开事宜、个人隐私的材料和学校党政领导会议记录等属控制使用范围，按保密规定办理。

七、利用者应自觉遵守档案馆有关规定，必须对档案的保密、安全和完整负责，不得随意传播、损坏、涂改、复制、上网、转借和丢失等，违者将根据档案法相关规定予以严肃处理。

八、凡向本馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，并可对档案中不宜公开部分提出限制利用意见。本馆将维护其合法权益。

九、查档人员要注意爱护档案，保持整洁。归还时，由档案人员检查无损、无缺后办理归还手续。